Apa sih pengertian dokumen secara singkat?

Secara singkat, dokumen adalah sebuah rekaman informasi dalam media apa pun (kertas, digital, dll.) yang berfungsi sebagai bukti, sumber pengetahuan, atau catatan sebuah peristiwa. Kata kuncinya adalah 'informasi yang direkam' dan 'memiliki tujuan'.

Mengapa definisi dokumen berbeda-beda menurut para ahli?

Definisi dokumen berbeda-beda karena setiap ahli melihatnya dari sudut pandang bidang ilmunya masing-masing: Sejarawan melihat dokumen sebagai bukti atau jejak peristiwa masa lalu. Ahli Administrasi melihatnya sebagai alat kerja dan bukti operasional organisasi. Praktisi Hukum melihatnya sebagai alat bukti yang sah di pengadilan. Peneliti melihatnya sebagai sumber data untuk dianalisis.

Apa fungsi utama sebuah dokumen?

Fungsi utama dokumen ada lima, yaitu: Sebagai alat bukti yang sah (misalnya, sertifikat). Sebagai sumber informasi dan pengetahuan (misalnya, buku). Sebagai panduan kerja atau SOP. Sebagai jaminan keamanan (misalnya, polis asuransi). Sebagai arsip atau memori sejarah.

Apakah file digital seperti PDF atau email dianggap sebagai dokumen?

Ya, tentu saja. Menurut standar modern seperti ISO 15489-1, setiap informasi yang terekam, terlepas dari formatnya, dianggap sebagai dokumen (atau 'rekod'). Ini berarti file PDF, email resmi, database, bahkan postingan media sosial bisa dianggap sebagai dokumen dalam konteks tertentu karena mereka merekam informasi dan dapat berfungsi sebagai bukti.

Apa saja contoh dokumen paling penting dalam kehidupan sehari-hari?

Beberapa contoh dokumen yang paling penting dan umum ditemui sehari-hari adalah: Kartu Tanda Penduduk (KTP) Surat Izin Mengemudi (SIM) Ijazah Pendidikan Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga (KK) Sertifikat Tanah atau Rumah Paspor Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)

15+ Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli (Lengkap dengan Fungsi, Jenis, dan Contoh Nyata)

Pengertian dokumen menurut para ahli digambarkan dengan berbagai jenis dokumen fisik dan digital yang melambangkan informasi dan bukti.

Dalam dunia administrasi, hukum, hingga kehidupan sehari-hari, kata "dokumen" sering kita dengar. Tapi, apa itu dokumen sebenarnya? Apakah secarik kertas kuitansi bisa disebut dokumen? Bagaimana dengan file PDF di laptop Anda?

Secara sederhana, dokumen adalah media yang merekam informasi untuk tujuan tertentu, baik sebagai bukti, referensi, maupun sumber pengetahuan. Menariknya, kata "dokumen" berasal dari bahasa Latin, yaitu docere, yang berarti "mengajar" atau "membuktikan". Ini menunjukkan bahwa sejak awal, fungsi utama dokumen adalah untuk memberikan pengajaran atau bukti yang valid.

Untuk memahami konsep ini secara lebih mendalam, mari kita selami berbagai pengertian dokumen menurut para ahli dari berbagai bidang keilmuan.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli dari Berbagai Bidang

Definisi dokumen bisa berbeda-beda tergantung pada sudut pandang dan bidang ilmunya. Berikut adalah kumpulan definisi dari para pakar yang paling diakui.

1. Menurut Ahli Sejarah dan Kearsipan

Bagi sejarawan dan arsiparis, dokumen adalah jejak atau saksi bisu dari peristiwa masa lalu.

Louis Gottschalk

Sejarawan ternama ini mendefinisikan dokumen sebagai bukti tertulis maupun tidak tertulis dari peristiwa sejarah. Definisi ini mencakup segala sesuatu dari surat, laporan, hingga artefak.

Sederhananya, bagi Gottschalk, setiap rekaman yang bisa membuktikan suatu kejadian di masa lalu adalah sebuah dokumen.

G.J. Reiner

Menurut Reiner, dokumen dalam arti luas mencakup semua sumber, baik tertulis maupun tidak tertulis, yang dapat digunakan untuk merekonstruksi sejarah.

Ini berarti sebuah candi, fosil, atau bahkan rekaman suara bisa dianggap sebagai dokumen sejarah.

Drs. Wursanto

Dalam konteks kearsipan, Wursanto menyatakan bahwa dokumen adalah semua catatan tertulis, tercetak, atau diketik yang dibuat atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan, organisasi, fungsi, dan kebijakannya.

Fokusnya adalah pada catatan resmi yang menjadi bukti operasional sebuah organisasi.

2. Menurut Ahli Administrasi Perkantoran

Dalam administrasi, dokumen adalah tulang punggung operasional dan komunikasi.

Drs. The Liang Gie

Pakar administrasi perkantoran Indonesia ini mendefinisikan dokumen sebagai kumpulan data atau fakta penting dan bermakna yang dikumpulkan, dicetak, dan disusun pada media tertentu.

Definisi ini menekankan bahwa tidak semua catatan adalah dokumen, hanya yang memiliki nilai penting dan disusun secara sistematis.

W.J.S. Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, Poerwadarminta mengartikan dokumen sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

Ini adalah definisi yang sangat umum dan praktis, sering digunakan dalam percakapan sehari-hari.

Prof. Dr. S.P. Siagian

Meskipun tidak mendefinisikan secara langsung, konsepnya tentang administrasi menempatkan dokumen sebagai salah satu "sarana" atau alat utama untuk mencapai tujuan organisasi melalui pencatatan yang sistematis.

Artinya, dokumen adalah alat kerja vital dalam setiap kegiatan administratif.

3. Menurut Ahli Penelitian dan Hukum

Di dunia penelitian, dokumen adalah sumber data. Di mata hukum, ia adalah alat bukti.

Bungin (2007)

Dalam konteks penelitian sosial, Bungin menjelaskan dokumen sebagai bahan tertulis atau film, yang berbeda dari wawancara, yang telah dipersiapkan untuk tujuan lain, bukan khusus untuk penelitian.

Contohnya termasuk buku harian, surat, biografi, atau bahkan postingan media sosial yang dianalisis oleh peneliti.

Robert C. Bogdan & Sari Biklen

Dalam penelitian kualitatif, mereka mendefinisikan dokumen sebagai catatan tertulis atau visual yang ada tanpa campur tangan peneliti, seperti memo, surat, arsip, dan foto.

Penekanannya adalah pada data yang "terjadi secara alami" dan tidak diciptakan khusus untuk penelitian.

Perspektif Hukum (KUHAP Indonesia)

Dalam hukum acara, dokumen (disebut "surat") adalah salah satu dari lima alat bukti yang sah. Dokumen adalah surat yang dibuat atas kekuatan sumpah jabatan atau surat yang dibuat untuk memberikan keterangan tentang suatu peristiwa.

Contohnya adalah akta otentik yang dibuat notaris atau visum et repertum dari dokter.

4. Menurut Kamus dan Standar Resmi

Definisi resmi memberikan pemahaman yang baku dan universal.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI, definisi dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

KBBI menekankan fungsi dokumen sebagai alat pembuktian formal.

ISO 15489-1 (Standar Manajemen Rekod)

Standar internasional ini mendefinisikan "rekod" (padanan modern dari dokumen dalam konteks manajemen informasi) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau perorangan.

Definisi ini sangat luas, mencakup data digital, email, dan database sebagai bentuk dokumen modern.

Tabel Perbandingan Definisi Dokumen

Fungsi dokumen sebagai alat bukti dan sumber informasi penting dalam administrasi, digambarkan dengan tangan yang sedang memverifikasi sebuah sertifikat.

Untuk mempermudah pemahaman, berikut adalah ringkasan inti dari pengertian dokumen menurut beberapa ahli utama.

Nama Ahli	Inti Definisi	Bidang
Louis Gottschalk	Bukti tertulis/terekam dari peristiwa masa lalu.	Sejarah
Drs. The Liang Gie	Kumpulan data penting dan bermakna yang tercetak.	Administrasi
KBBI	Surat tertulis/tercetak sebagai bukti keterangan resmi.	Bahasa
Bungin (2007)	Sumber data tertulis/visual yang ada secara alami.	Penelitian
Perspektif Hukum	Alat bukti sah yang dibuat oleh pejabat berwenang.	Hukum
ISO 15489-1	Informasi terekam yang menjadi bukti aktivitas.	Manajemen Informasi

Fungsi Utama Dokumen dalam Kehidupan Modern

Setelah memahami definisinya, kita bisa melihat betapa krusialnya fungsi dokumen dalam berbagai aspek kehidupan.

Sebagai Alat Bukti yang Sah
Ini adalah fungsi paling fundamental. Dokumen seperti sertifikat tanah, ijazah, atau surat perjanjian memiliki kekuatan hukum sebagai bukti kepemilikan, kualifikasi, atau kesepakatan.
Sebagai Sumber Informasi dan Pengetahuan
Buku, jurnal penelitian, laporan tahunan, dan artikel adalah dokumen yang berfungsi menyebarkan informasi dan pengetahuan untuk pendidikan, penelitian, dan pengambilan keputusan.
Sebagai Panduan Kerja (SOP)
Di dunia bisnis dan organisasi, dokumen berupa Standard Operating Procedure (SOP), manual, dan pedoman kerja memastikan setiap tugas dijalankan secara konsisten dan benar.
Sebagai Jaminan Keamanan Finansial
Dokumen seperti polis asuransi, surat utang negara (SUN), atau sertifikat deposito berfungsi sebagai jaminan keamanan atas aset finansial yang kita miliki.
Sebagai Alat Pengingat dan Arsip Sejarah
Bagi individu, foto atau buku harian adalah dokumen pengingat. Bagi bangsa, arsip seperti naskah proklamasi atau prasasti adalah memori kolektif yang tak ternilai harganya.

Jenis-Jenis Dokumen (Klasifikasi Terlengkap)

Berbagai jenis-jenis dokumen yang diklasifikasikan berdasarkan kepentingan, seperti dokumen pribadi, niaga, dan pemerintah.

Dokumen dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria. Berikut adalah pengelompokan jenis-jenis dokumen yang paling umum.

Berdasarkan Kepentingannya

Dokumen Pribadi: Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan (KTP, SIM, Akta Lahir, Ijazah).
Dokumen Niaga: Dokumen yang berkaitan dengan aktivitas perniagaan atau bisnis (Faktur, Kuitansi, Cek, Surat Perjanjian Jual Beli).
Dokumen Pemerintah: Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah (Undang-Undang, Peraturan Presiden, Surat Keputusan).
Dokumen Sejarah: Dokumen yang memiliki nilai sejarah tinggi bagi suatu bangsa atau peradaban (Naskah Proklamasi, Prasasti, Manuskrip Kuno).

Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Dokumen Literal: Dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk tulisan, cetakan, atau gambar di atas kertas (buku, majalah, surat kabar, peta).
Dokumen Korporil: Dokumen yang berwujud benda bersejarah atau benda koleksi (patung, fosil, arca, mata uang kuno).
Dokumen Privat: Dokumen yang berbentuk surat atau arsip yang disimpan secara sistematis (surat dinas, laporan, notulen rapat).

Berdasarkan Sifatnya

Klasifikasi ini umum digunakan dalam lingkungan pemerintahan dan korporasi untuk menentukan tingkat akses.

Sangat Rahasia (Top Secret): Dokumen yang jika bocor dapat membahayakan keamanan negara.
Rahasia (Secret): Dokumen yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu.
Penting/Konfidensial (Confidential): Dokumen yang jika bocor dapat merugikan instansi.
Biasa: Dokumen yang tidak menimbulkan dampak negatif jika diketahui umum.

Contoh Dokumen di Sekitar Kita

Untuk membuat konsep ini lebih nyata, berikut adalah 15+ contoh dokumen yang pasti sering Anda temui:

Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Ijazah Pendidikan
Sertifikat Tanah atau Rumah
Surat Izin Mengemudi (SIM)
Paspor
Akta Kelahiran
Kartu Keluarga (KK)
Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)
Faktur Pembelian
Kuitansi Pembayaran
Surat Perjanjian Kerja
Polis Asuransi
Tiket Pesawat atau Kereta Api
Laporan Medis (Hasil Rontgen)
Tagihan Kartu Kredit
Email Resmi dari Kantor
File Presentasi (PPT)
E-book atau PDF Jurnal

Kesimpulan

Dari berbagai pengertian dokumen menurut para ahli yang telah kita bahas, dapat ditarik benang merah bahwa dokumen adalah rekaman informasi dalam bentuk apa pun yang memiliki nilai sebagai bukti, sumber pengetahuan, atau memori. Baik itu selembar prasasti kuno, akta notaris yang sah di mata hukum, maupun file digital di server cloud, semuanya memegang peranan krusial.

Memahami definisi, fungsi, dan jenis dokumen tidak hanya penting bagi staf administrasi atau mahasiswa, tetapi bagi kita semua. Dalam peradaban modern yang serba terdata, dokumen adalah fondasi yang menopang ketertiban hukum, kelancaran bisnis, dan pelestarian sejarah. Dokumen adalah bukti eksistensi kita, jejak langkah kita, dan warisan kita untuk masa depan.

Lokasi:

Pengertian