Pengertian Surat Keluar: Fungsi, Prosedur, Format & Contoh Lengkapnya

Pengertian surat keluar adalah setiap surat resmi yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu instansi, organisasi, atau perusahaan kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi atau tujuan tertentu. Dalam dunia administrasi perkantoran, surat keluar bukan sekadar selembar kertas, melainkan representasi resmi dan alat komunikasi vital yang menjaga citra, profesionalisme, dan kelancaran operasional sebuah organisasi.

Apa Itu Surat Keluar?

Secara mendalam, surat keluar adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai media komunikasi formal dari sebuah entitas kepada pihak eksternal, baik itu individu, perusahaan lain, maupun lembaga pemerintahan. Surat ini menjadi cerminan resmi dari organisasi yang membuatnya, sehingga setiap kata, format, dan prosedur pengelolaannya harus dilakukan dengan cermat.

Untuk memberikan otoritas, beberapa ahli administrasi juga mendefinisikannya secara spesifik. Menurut Wursanto dalam bukunya yang membahas tentang kearsipan, surat keluar diartikan sebagai segala macam surat yang ditulis atau dibuat oleh suatu badan (kantor/jawatan) untuk dikirimkan kepada badan lain. Definisi ini menggarisbawahi sifat surat sebagai alat komunikasi antar lembaga yang bersifat formal dan terstruktur.

Fungsi dan Tujuan Utama Surat Keluar

Pembuatan surat keluar tidak dilakukan tanpa tujuan. Setiap surat yang dikirim memiliki fungsi surat keluar yang strategis dalam operasional organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:

1. Sebagai Sarana Komunikasi Resmi
   Fungsi paling mendasar dari surat keluar adalah sebagai alat untuk menyampaikan informasi, pemberitahuan, instruksi, permintaan, atau balasan secara formal dan tertulis. Komunikasi melalui surat dianggap lebih sah dan dapat dipertanggungjawabkan dibandingkan komunikasi lisan.
2. Sebagai Wakil atau "Duta" Instansi
   Surat keluar adalah wajah perusahaan di mata pihak eksternal. Kualitas surat, mulai dari bahasa, format, hingga kerapian, akan secara langsung mencerminkan citra dan tingkat profesionalisme instansi yang mengirimkannya.
3. Sebagai Bukti Tertulis (Historis)
   Setiap surat keluar yang diarsipkan menjadi bukti otentik atas komunikasi yang pernah terjadi. Dokumen ini sangat krusial jika di kemudian hari terjadi kesalahpahaman atau perselisihan, karena dapat dijadikan rujukan hukum yang sah.
4. Sebagai Pedoman untuk Bertindak
   Surat seperti surat perintah, surat tugas, atau surat instruksi memberikan dasar yang jelas bagi penerimanya untuk melakukan suatu pekerjaan atau kegiatan sesuai dengan arahan yang telah ditetapkan.
5. Sebagai Alat Ukur Kemajuan Instansi
   Jumlah dan jenis surat keluar yang diproduksi dalam periode tertentu bisa menjadi salah satu indikator aktivitas dan perkembangan sebuah organisasi. Semakin aktif sebuah instansi berkomunikasi dengan pihak luar, sering kali menunjukkan dinamika bisnis yang positif.

Format dan Bagian-Bagian Surat Keluar Resmi

Memahami format surat keluar adalah kunci untuk menghasilkan dokumen yang profesional. Berikut adalah uraian detail mengenai komponen-komponen yang wajib ada dalam surat resmi:

• Kop Surat (Kepala Surat)
  Bagian paling atas yang berisi identitas pengirim, mencakup logo instansi, nama lengkap, alamat, nomor telepon, email, dan website. Kop surat menegaskan bahwa surat tersebut dikeluarkan secara resmi.
• Nomor Surat
  Bagian krusial untuk penomoran surat keluar yang berfungsi sebagai identitas unik setiap surat. Nomor ini memudahkan proses pelacakan, pengarsipan, dan referensi. Contoh format: 123/SK/ADM-HRD/XI/2023 (No. Urut/Kode Surat/Unit Kerja/Bulan Romawi/Tahun).
• Tanggal Surat
  Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan disahkan. Biasanya diletakkan di sisi kanan atas, sejajar dengan nomor surat.
• Lampiran dan Perihal
  Lampiran diisi jika ada dokumen pendukung yang disertakan bersama surat. Perihal atau Hal berisi inti atau subjek dari surat tersebut, ditulis secara singkat dan jelas.
• Alamat Tujuan (Dalam dan Luar)
  Berisi nama dan alamat lengkap penerima surat. Ditulis dengan jelas tanpa menggunakan kata "Kepada". Cukup "Yth. [Nama/Jabatan]".
• Salam Pembuka
  Sapaan formal untuk memulai surat, seperti "Dengan hormat," atau "Assalamualaikum wr. wb.".
• Isi Surat
  Terdiri dari tiga bagian utama:
  1. Paragraf Pembuka: Pengantar singkat yang menjadi dasar pengiriman surat.
  2. Paragraf Isi: Bagian inti yang memuat informasi, permintaan, atau tujuan utama surat.
  3. Paragraf Penutup: Kalimat penutup yang berisi harapan atau ucapan terima kasih.
• Salam Penutup, Tanda Tangan, dan Nama Jelas
  Salam formal penutup ("Hormat kami,"), diikuti dengan tanda tangan pejabat yang berwenang, nama lengkap, dan jabatannya.
• Tembusan
  Bagian opsional yang dicantumkan jika salinan surat perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang terkait di internal organisasi.

Prosedur Lengkap Pengelolaan Surat Keluar

Manajemen atau prosedur pengelolaan surat keluar yang baik memastikan setiap surat yang dikirim telah melalui proses yang benar dan terdokumentasi. Berikut adalah alur standarnya:

1. Pembuatan Konsep (Drafting)
   Tahap awal di mana draf atau konsep isi surat disiapkan oleh staf atau unit terkait. Proses ini fokus pada substansi dan kejelasan pesan yang ingin disampaikan.
2. Persetujuan Konsep
   Draf surat diajukan kepada atasan atau pejabat yang berwenang untuk diperiksa dan disetujui. Revisi mungkin terjadi pada tahap ini untuk memastikan konten sudah sesuai.
3. Pengetikan dan Pemberian Nomor
   Setelah konsep disetujui, surat diketik dalam format final. Staf administrasi kemudian meminta nomor surat kepada bagian yang bertanggung jawab (umumnya sekretariat atau tata usaha) dan mencatatnya pada buku agenda surat keluar.
4. Penandatanganan oleh Pejabat Berwenang
   Surat yang sudah final dan bernomor kemudian diserahkan kepada pejabat yang berwenang untuk ditandatangani sebagai bentuk otorisasi resmi.
5. Pencatatan dan Pengarsipan
   Surat asli yang sudah ditandatangani siap untuk dikirim. Namun sebelumnya, salinan atau fotokopinya wajib dibuat untuk dijadikan arsip surat keluar. Salinan ini disimpan bersama bukti pencatatan di buku agenda.
6. Pengiriman
   Surat asli dikirimkan kepada alamat tujuan melalui kurir, pos, atau diantar langsung. Jika menggunakan jasa pengiriman, bukti pengiriman (resi) harus disimpan.
7. Penyimpanan Arsip
   Salinan surat dan bukti pengirimannya disimpan secara sistematis dalam map atau folder arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan (misalnya sistem tanggal, abjad, atau subjek).

Perbedaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Untuk memahami administrasi persuratan secara utuh, penting untuk mengetahui perbedaan antara surat masuk dan surat keluar. Tabel berikut menyajikan perbandingan yang jelas:

Aspek	Surat Masuk	Surat Keluar
Sumber	Diterima dari pihak eksternal.	Dibuat oleh internal organisasi untuk pihak eksternal.
Tujuan	Untuk direspons, ditindaklanjuti, atau diketahui.	Untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau respons.
Proses Pengelolaan	Penerimaan, pencatatan, pengarahan (disposisi), dan pengarsipan.	Pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pengiriman, dan pengarsipan.
Sifat Alur	Alur informasi ke dalam (inward).	Alur informasi ke luar (outward).

Contoh Surat Keluar Resmi yang Benar

Berikut adalah dua contoh surat keluar resmi untuk kasus yang berbeda agar Anda lebih mudah memahami cara membuat surat keluar.

Contoh 1: Surat Undangan Rapat Resmi

[KOP SURAT PT. SINAR JAYA ABADI]
_________________________________________________________________

Nomor   : 045/UND-INT/SJA/XI/2023
Lampiran: 1 (satu) lembar Agenda Rapat
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi Bulanan

Yth.
Bapak/Ibu Manajer Departemen
PT. Sinar Jaya Abadi
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan agenda rutin perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dan membahas rencana strategis ke depan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Koordinasi Bulanan yang akan diselenggarakan pada:

Hari, tanggal : Jumat, 24 November 2023
Waktu         : 09.00 - 11.30 WIB
Tempat        : Ruang Rapat Utama, Lantai 5 Gedung Sinar Jaya
Agenda        : (Terlampir)

Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Sinar Jaya Abadi

[Tanda Tangan]

Andi Wijaya
Direktur Utama

Tembusan:
- Arsip

[Tips: Anda bisa menyesuaikan format ini dan menambahkan gambar preview surat untuk pembaca].

Contoh 2: Surat Penawaran Barang

[KOP SURAT CV. TEKNOLOGI PRIMA]
_________________________________________________________________

Nomor   : 112/PNW/TP/XI/2023
Lampiran: 1 (satu) bundel brosur
Perihal : Penawaran Produk Komputer dan Aksesoris

Yth.
Manajer Pengadaan
PT. Digital Kreatif
Jl. Merdeka No. 50
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari CV. Teknologi Prima, perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan perangkat teknologi informasi, bermaksud untuk mengajukan penawaran produk komputer dan aksesoris berkualitas untuk menunjang kebutuhan operasional di perusahaan Bapak.

Bersama surat ini, kami lampirkan brosur produk dan daftar harga khusus yang telah kami siapkan. Kami menjamin bahwa semua produk yang kami tawarkan adalah produk asli, bergaransi resmi, dan memiliki kualitas terbaik di kelasnya.

Kami siap untuk melakukan presentasi produk lebih lanjut apabila diperlukan. Besar harapan kami penawaran ini dapat menjadi awal dari kerja sama yang baik antara kedua perusahaan.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
CV. Teknologi Prima

[Tanda Tangan]

Rina Hartono
Manajer Pemasaran

[Tips: Anda bisa menyesuaikan format ini dan menambahkan gambar preview surat untuk pembaca].

Pengelolaan Surat Keluar di Era Digital

Perkembangan teknologi telah mengubah cara pengelolaan surat keluar. Proses yang dulu sepenuhnya manual kini menjadi lebih efisien dengan bantuan teknologi digital.

• Penggunaan Email: Sebagian besar komunikasi surat-menyurat kini beralih ke email untuk kecepatan dan efisiensi. Email resmi dengan kop surat digital dan lampiran PDF dianggap setara dengan surat fisik.
• Sistem Manajemen Dokumen (DMS): Banyak perusahaan menggunakan aplikasi e-office atau Document Management System (DMS) untuk mengelola seluruh alur surat keluar, mulai dari pembuatan draf, persetujuan, penomoran otomatis, hingga pengarsipan digital.
• Tanda Tangan Digital: Tanda tangan digital yang telah terverifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah, memungkinkan otorisasi surat dilakukan dari mana saja.
• Pengarsipan Berbasis Cloud: Arsip surat keluar kini lebih mudah disimpan dan diakses menggunakan penyimpanan cloud. Metode ini lebih aman dari risiko kerusakan fisik, kehilangan, dan memudahkan pencarian dokumen.

Kesimpulan

Pengertian surat keluar jauh lebih luas dari sekadar dokumen yang dikirim. Ia adalah instrumen fundamental dalam administrasi perkantoran yang berfungsi sebagai alat komunikasi resmi, bukti historis, dan cerminan profesionalisme instansi. Memahami fungsi, format, serta prosedur pengelolaannya, baik secara konvensional maupun digital, adalah keharusan bagi setiap profesional untuk menjaga ketertiban administrasi, memperlancar alur kerja, dan membangun citra positif organisasi di mata dunia eksternal.

Lokasi:

Berbagi :