Pengertian Nota Kontan: Fungsi, Contoh, & Cara Membuatnya (Template Gratis)

Ilustrasi seorang pemilik usaha kecil yang ramah sedang memberikan nota kontan kepada pelanggan di meja kasir.

Dalam dunia bisnis, setiap transaksi adalah data berharga. Namun, tanpa bukti yang valid, transaksi tersebut bisa menjadi sumber masalah di kemudian hari. Di sinilah peran dokumen sederhana namun krusial seperti nota kontan menjadi sangat vital. Nota kontan adalah bukti transaksi sah yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai konfirmasi bahwa pembayaran atas barang atau jasa telah dilakukan secara lunas atau tunai.

Mungkin Anda menganggapnya sekadar secarik kertas, tetapi bagi kelancaran operasional bisnis, nota kontan adalah pilar administrasi keuangan. Bagi Anda sebagai penjual, dokumen ini berfungsi sebagai catatan penjualan yang akurat untuk pembukuan. Sementara bagi pembeli, nota ini adalah bukti kepemilikan dan pembayaran yang kuat. Memahami pengertian nota kontan secara mendalam adalah langkah awal untuk menciptakan sistem administrasi yang rapi, profesional, dan terpercaya.

Artikel ini akan mengupas tuntas segala hal tentang nota kontan, mulai dari fungsi esensialnya, komponen yang wajib ada, perbedaannya dengan dokumen lain, hingga panduan praktis cara membuatnya—lengkap dengan template gratis yang bisa langsung Anda gunakan.

Fungsi Nota Kontan: Mengapa Dokumen Ini Begitu Penting?

Nota kontan memiliki fungsi ganda yang menguntungkan kedua belah pihak dalam transaksi, yaitu penjual dan pembeli. Memahaminya akan membantu Anda memaksimalkan kegunaan dokumen ini.

Fungsi Bagi Penjual

Sebagai pemilik usaha, nota kontan adalah alat bantu administrasi yang sangat efisien. Berikut adalah fungsi utamanya bagi Anda:

Sebagai Bukti Penjualan yang Sah: Ini adalah bukti otentik bahwa Anda telah menjual barang atau jasa dan menerima pembayaran lunas.
Dasar Rekapitulasi Penjualan: Memudahkan Anda dalam membuat laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan.
Alat Verifikasi Stok Barang: Dengan mencatat barang yang keluar, nota membantu dalam proses pengecekan persediaan (stock opname).
Mengurangi Risiko Kesalahpahaman: Informasi yang tercatat jelas meminimalisir potensi perselisihan dengan pembeli di masa depan.
Membangun Kredibilitas Usaha: Memberikan nota menunjukkan bahwa bisnis Anda dikelola secara profesional dan transparan.

Fungsi Bagi Pembeli

Dari sudut pandang konsumen, menyimpan nota kontan adalah langkah cerdas. Inilah alasannya:

Sebagai Bukti Pembayaran yang Kuat: Dokumen ini adalah bukti tak terbantahkan bahwa Anda telah melunasi pembayaran.
Syarat untuk Klaim Garansi: Sebagian besar produsen atau toko mewajibkan nota pembelian asli untuk proses klaim garansi produk.
Dasar Pencatatan Pengeluaran: Berguna untuk mencatat pengeluaran pribadi maupun perusahaan.
Memudahkan Proses Pengembalian Barang: Jika ada kebijakan retur atau pengembalian barang, nota kontan adalah dokumen wajib yang harus dilampirkan.

Komponen Wajib dalam Nota Kontan

Infografis yang menjelaskan 8 komponen wajib dalam sebuah nota kontan, mulai dari identitas penjual, nomor nota, hingga stempel pengesahan.

Agar sah dan informatif, sebuah nota kontan harus memuat beberapa komponen penting. Pastikan nota yang Anda buat atau terima memiliki elemen-elemen berikut:

Identitas Penjual: Berisi nama toko/usaha, alamat lengkap, dan nomor telepon atau kontak yang bisa dihubungi. Ini membangun kepercayaan.
Nomor Nota: Setiap nota harus memiliki nomor urut yang unik. Ini sangat penting untuk keperluan pengarsipan dan pelacakan transaksi.
Tanggal Transaksi: Mencatat kapan transaksi jual beli tersebut terjadi.
Nama Pembeli: Meskipun seringkali bersifat opsional (terutama di toko retail), mencantumkan nama pembeli sangat disarankan untuk transaksi bernilai besar atau transaksi B2B (Business-to-Business).
Detail Barang/Jasa: Kolom ini berisi rincian pesanan, mencakup nama barang/jasa, jumlah atau kuantitas yang dibeli.
Harga Satuan: Harga per unit untuk setiap barang atau jasa yang tercantum.
Total Harga: Jumlah total dari semua item yang dibeli setelah dijumlahkan.
Tanda Tangan atau Stempel Penjual: Sebagai bentuk pengesahan atau validasi dari pihak penjual bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi.

Perbedaan Nota Kontan, Kuitansi, dan Faktur

Banyak yang masih bingung membedakan antara nota kontan, kuitansi, dan faktur (invoice). Padahal, ketiganya memiliki fungsi dan waktu penerbitan yang berbeda. Tabel perbandingan berikut akan memperjelasnya.

Fitur	Nota Kontan	Kuitansi	Faktur (Invoice)
Tujuan Utama	Bukti detail transaksi lunas	Bukti penerimaan sejumlah uang	Dokumen tagihan pembayaran
Waktu Penerbitan	Saat barang diserahkan & dibayar lunas	Saat uang diterima (bisa DP/lunas)	Sebelum atau saat jatuh tempo pembayaran
Status Pembayaran	Selalu Lunas (Tunai/Kontan)	Bisa Uang Muka (DP) atau Lunas	Biasanya Belum Lunas (Kredit)
Rincian Item	Sangat Rinci	Umumnya hanya jumlah uang	Sangat Rinci

Jenis-Jenis Nota Kontan

Berdasarkan bentuk fisiknya, nota kontan yang umum digunakan terbagi menjadi beberapa jenis, sering disebut juga sebagai nota rangkap.

Nota Kontan 2-Ply (Rangkap 2)

Ini adalah jenis yang paling umum. Terdiri dari dua lembar:

Lembar Asli (Putih): Diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian.
Lembar Salinan (Berwarna): Disimpan oleh penjual sebagai arsip penjualan.

Nota Kontan 3-Ply (Rangkap 3)

Digunakan oleh bisnis dengan alur kerja yang lebih kompleks. Terdiri dari tiga lembar:

Lembar Asli: Untuk pembeli.
Lembar Salinan Pertama: Untuk arsip bagian keuangan atau kasir.
Lembar Salinan Kedua: Seringkali diberikan ke bagian gudang sebagai perintah pengeluaran barang.

Nota Kontan Digital

Di era modern, nota tidak selalu berbentuk fisik. Nota kontan digital dalam format PDF atau gambar yang dikirim melalui email atau WhatsApp semakin populer karena lebih efisien, ramah lingkungan, dan mudah diarsipkan secara digital.

Contoh Nota Kontan untuk Berbagai Usaha

Untuk memberi Anda gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh nota kontan yang disesuaikan dengan jenis usahanya.

[Placeholder Gambar 1: Contoh Nota Kontan Toko Kelontong]

Contoh foto nota kontan dari toko kelontong yang ditulis tangan, mencantumkan item belanjaan seperti beras, minyak goreng, dan gula.

Deskripsi: Contoh ini menunjukkan nota dari sebuah toko kelontong. Terlihat beberapa item belanjaan sehari-hari seperti beras, minyak, dan gula, masing-masing dengan kuantitas, harga satuan, dan total harga per item. Di bagian bawah terdapat total keseluruhan yang harus dibayar.

[Placeholder Gambar 2: Contoh Nota Kontan Usaha Jasa Servis AC]

Deskripsi: Nota untuk usaha jasa ini memiliki rincian yang berbeda. Terdapat item untuk "Biaya Jasa Perbaikan" dan item terpisah untuk "Penggantian Spare Part Freon". Ini menunjukkan bagaimana nota bisa mencatat baik produk (barang) maupun layanan (jasa) dalam satu transaksi.

[Placeholder Gambar 3: Contoh Nota Kontan Warung Makan]

Deskripsi: Nota untuk warung makan biasanya lebih sederhana. Contoh ini menampilkan daftar menu yang dipesan, jumlah porsi, dan harga masing-masing. Strukturnya ringkas dan cepat untuk diisi, sesuai dengan ritme bisnis kuliner.

Cara Membuat Nota Kontan (Panduan Terlengkap)

Membuat nota kontan tidaklah sulit. Anda bisa memilih cara yang paling sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis Anda.

1. Membuat Nota Kontan Secara Manual

Ini adalah cara paling tradisional dan mudah.

Beli Buku Nota Kontan: Anda bisa membeli buku nota kontan (biasanya sudah 2-ply atau 3-ply) di toko alat tulis kantor (ATK).
Siapkan Stempel Usaha: Buatlah stempel dengan nama dan alamat usaha Anda untuk memberikan kesan profesional.
Isi dengan Jelas: Saat ada transaksi, isi semua kolom yang tersedia (nomor, tanggal, detail barang, harga) dengan tulisan tangan yang rapi dan mudah dibaca.
Sahkan: Berikan stempel dan tanda tangan Anda, lalu serahkan lembar asli kepada pembeli.

2. Cara Membuat dengan Microsoft Word

Jika Anda ingin nota yang terlihat lebih rapi dan bisa dicetak berulang kali.

Buka Dokumen Baru: Jalankan Microsoft Word.
Buat Header: Tuliskan nama, alamat, dan kontak usaha Anda di bagian atas halaman.
Buat Tabel: Gunakan fitur Insert > Table untuk membuat kolom-kolom seperti No, Nama Barang, Kuantitas, Harga Satuan, dan Jumlah.
Tambahkan Kolom Total: Di bawah tabel, sediakan ruang untuk Total, Tanda Tangan, dan Stempel.
Simpan sebagai Template: Simpan file ini sebagai template agar Anda bisa menggunakannya kembali dengan mudah.

3. Cara Mudah Membuat dengan Microsoft Excel

Cara ini paling efisien karena bisa menghitung total secara otomatis.

Buka Spreadsheet Baru: Jalankan Microsoft Excel.
Buat Kolom: Buat kolom-kolom yang sama seperti di Word (No, Nama Barang, Kuantitas, Harga Satuan, Jumlah).
Gunakan Rumus: Di kolom "Jumlah", gunakan rumus perkalian (=Kuantitas * Harga Satuan). Di sel "Total Harga", gunakan rumus SUM untuk menjumlahkan semua item secara otomatis.
Cetak atau Simpan: Anda bisa mencetaknya langsung atau menyimpannya sebagai file PDF untuk dikirim ke pelanggan.

Download Template Nota Kontan Gratis

Untuk memudahkan Anda, kami telah menyiapkan template nota kontan siap pakai yang bisa Anda unduh secara gratis! Template ini sudah dirancang secara profesional dan mudah untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Unduh Template Word di Sini

Unduh Template Excel di Sini

FAQ (Tanya Jawab Seputar Nota Kontan)

Apakah nota kontan wajib pakai stempel?

Secara hukum tidak ada kewajiban, namun penggunaan stempel sangat disarankan karena dapat meningkatkan keabsahan, profesionalisme, dan kepercayaan terhadap nota yang Anda keluarkan.

Apakah nota kontan sama dengan struk kasir?

Fungsinya sama, yaitu sebagai bukti pembayaran tunai. Perbedaannya, struk kasir dicetak otomatis oleh mesin kasir (POS), sedangkan nota kontan seringkali dibuat manual atau semi-manual dan memuat informasi yang bisa lebih detail.

Bisakah nota kontan ditulis tangan?

Tentu saja. Nota kontan yang ditulis tangan tetap sah selama semua komponen wajibnya terpenuhi dan informasinya jelas serta dapat dibaca.

Berapa lama nota kontan harus disimpan?

Bagi penjual, nota kontan (lembar salinan) sebaiknya disimpan sebagai arsip minimal selama 5 tahun untuk keperluan audit dan pembukuan. Bagi pembeli, simpan nota selama masa garansi produk berlaku atau sesuai kebutuhan pencatatan keuangan pribadi.

Kesimpulan

Nota kontan lebih dari sekadar secarik kertas. Ia adalah alat fundamental dalam administrasi bisnis yang memastikan setiap transaksi tunai tercatat dengan baik, transparan, dan sah. Bagi penjual, ia adalah fondasi dari pembukuan yang akurat, sementara bagi pembeli, ia adalah jaminan dan bukti kepemilikan yang tak ternilai.

Dengan memahami pengertian nota kontan, fungsi, komponen, dan cara membuatnya, Anda kini selangkah lebih maju dalam mengelola bisnis secara profesional. Manfaatkan panduan dan template gratis yang kami sediakan untuk mulai menerapkan sistem pencatatan yang rapi dan membangun kepercayaan pelanggan Anda hari ini.

Lokasi:

Pengertian